Sådan fungerer det
Fra mail til ERP – uden tastearbejde
Du logger ind på OrderPilot og forbinder jeres ordre-mail og ERP. Herefter læses kundernes PDF-ordrer efter faste regler, og du tjekker kun dem, der skal tjekkes.
OrderPilot
Log ind
Adgangskode
Log ind – videresendelse og ERP er sat op
I har jeres eget login. Jeres mail videresender ordrer fra jeres kunder, og ERP-systemet er forbundet. Det sætter I op én gang.
Læs hele forklaringen i dybden
Illustration med fiktive data.
Kom i gang
Sådan sætter I det op – 3 trin
Ingen installation og ingen programmering.
OrderPilot
Opret gratis konto
Navn
Adgangskode
Pengene tilbage, hvis det ikke virker
Opret en gratis konto
Navn, mail og adgangskode. Som pilotkunde sætter vi det op sammen med jer.
Bruger I et andet ERP-system? Book et gratis møde, så finder vi en løsning.
Jeres mail forbliver jeres
Vi får ikke adgang til jeres mail
I laver én regel i jeres egen mail: mails fra jeres kunder sendes videre til OrderPilot. Alt andet bliver hos jer – og I kan slå det fra når som helst.
Jeres indbakke – som den er i dag
Ordrer, nyhedsbreve og fortrolige mails blandet sammen. Det hele bliver hos jer.
Døgnet rundt
Ordrerne bliver lavet, mens I sover
I behøver ikke være logget ind. I vælger selv, om gode ordrer skal sendes direkte i ERP, eller om hver ordre skal vente på jeres godkendelse.
Mens I sover
OrderPilot kører døgnet rundt
I behøver ikke være logget ind. Ordren bliver modtaget, læst og lagt ind, så snart kunden sender den – også om natten og i weekenden.
- 02:14Ordre fra Supermarked Eksempel modtaget
- 02:14Læst med kundens skabelon – alt i orden
- 02:15Oprettet som tilbud i jeres ERP
- 07:58I møder ind – ordren er der allerede
Helt automatisk
Ordrer, hvor alt er i orden, sendes direkte ind i ERP – også om natten. I kigger kun på de gule, hvor noget mangler.
Bekræft hver ordre
Alle ordrer bliver læst og gjort klar om natten, men venter på, at I trykker Godkend om morgenen. Godt til de første uger.
I vælger selv – og kan skifte når som helst under Forbindelser.
Sådan fungerer det
Fire trin fra mail til ERP
Du sætter det op én gang. Herefter kører ordrerne af sig selv – og du ser det hele, når du logger ind.
- 1
Sæt op én gang
Lav en regel i jeres mail, der videresender ordrer fra jeres kunder, og forbind jeres ERP-system.
- 2
Ordren læses
Når en kunde mailer sin PDF-ordre, videresendes den, og varenumre, antal og leveringsdato læses efter kundens faste skabelon.
- 3
Direkte i ERP
Er alt i orden, oprettes salgsordren automatisk i jeres ERP-system – uden tastearbejde.
- 4
Tjek resten
Er noget usikkert, lander ordren under “Skal tjekkes”. Du retter, godkender, og den sendes ind.
To måder
Login på OrderPilot – eller bygget ind i jeres eget ERP
Vælg det, der passer jer. Begge dele læser ordrerne på samme måde.
Login på OrderPilot
Jeres mail videresender kundernes ordrer, og ERP-systemet forbindes. Når I logger ind, ser I alle ordrer samlet.
- Ingen adgang til jeres mail – kun videresendte ordrer
- “Sendt til ERP” – ordrer, der er gået igennem automatisk
- “Skal tjekkes” – kun dem, et menneske skal kigge på
- Virker med alle ERP-systemer
Hvem passer det til? Passer til de fleste – uanset hvilket ERP-system I har.
Se pakker og priserKøb systemet – bygget ind i jeres ERP
Vi bygger OrderPilot direkte ind i jeres eget ERP-system. I arbejder kun dér – og I ejer løsningen.
- Ingen ekstra login – det hele foregår i jeres ERP
- I ejer koden og kan selv ændre og udvide den
- Valgfri service for 595 kr./md.
- Kræver et open source-ERP, fx Odoo eller ERPNext
Hvem passer det til? Kun muligt, hvis jeres ERP er open source, så koden kan redigeres.
Book et gratis mødePDF'er fra kundens ordresystem
Teksten og dens placering på siden læses direkte fra PDF'en – på under et sekund og uden eksterne tjenester. Scannede papirordrer kan ikke læses.
Faste regler pr. kunde
Du viser systemet én gang, hvor leveringsdatoen står, og hvilke kolonner der er varenummer og antal. For hvert felt gemmes linjen det stammer fra, så du kan klikke på feltet og se det i PDF'en.
Automatiske kontroller
Varenumre og EAN skal stå i dokumentet. EAN valideres med checksum, datoer skal være gyldige, og antal × pris krydstjekkes mod linjebeløbet.
Tydelig markering af usikkerhed
Hvert felt har en status: fundet, beregnet, usikkert eller ikke angivet. Du ser med det samme, hvad der skal tjekkes – uden opdigtede procenter.
Før og efter
Fra tastearbejde til ordrer, der lægger sig selv ind.
Manuel ordreindtastning
- Læs PDF'en linje for linje
- Find kunden og leveringsadressen
- Slå varenumre op i ERP-systemet
- Tast antal, enheder og priser ind
- Risiko for tastefejl og forvekslinger (kolli vs. stk.)
- Ordrer hober sig op i travle perioder
Med OrderPilot
- Kundens mail videresendes af sig selv
- Ordren læses efter kundens faste regler
- Kunde og varer findes i jeres ERP
- Kolli og stk. holdes adskilt og omregnes
- Grønne ordrer går direkte ind – også om natten
- Kun de gule skal tjekkes
Hvor meget tid I sparer, afhænger af jeres ordrer. Regn det ud med jeres egne tal i beregneren.
Hvad systemet finder
Alt det, du ellers taster manuelt
Systemet gætter aldrig. Står en oplysning ikke i dokumentet, vises den som “Ikke angivet”.
Varelinjer
- Varenummer og EAN
- Produktnavn
- Antal, enhed og stk. pr. kolli
- Stykpris, rabat og linjebeløb (når de står)
Ordre og levering
- Ønsket leveringsdato
- Kundens ordrenummer
- Ordredato
- Leveringsadresse
Kunde
- Genkendes automatisk på fx navn eller CVR
- Fast kundenavn fra skabelonen
- Kundens varenumre kobles til jeres egne
- Én skabelon pr. kunde
Én skabelon pr. kunde
Sæt det op én gang – så kører det hver gang
Dine kunder sender ordrer i det samme layout hver gang. Du viser systemet én gang, hvor varenummer, antal og leveringsdato står – og hvilke af dine egne varenumre kundens betegnelser svarer til.
Der bruges ingen AI og ingen eksterne tjenester. Skabeloner og koblinger er faste regler, som kun gælder for din virksomhed – og som du selv kan se, rette og slette.
Eksempel. Ligner flere varer hinanden, beder systemet dig vælge – det gætter ikke.
ERP
PDF → Kundens regler → Salgsordre → ERP
Platformen er bygget til at kunne sende godkendte ordrer direkte til jeres ERP-system.
I dag eksporterer du den godkendte ordre til Excel, CSV eller PDF. Direkte overførsel til ERP er teknisk forberedt (kunde- og produktmapping, validering, dubletkontrol og eksplicit godkendelse), men er endnu ikke aktiveret.
Slip for manuel ordreindtastning
Pilotpakke: 2.495 kr. i opstart, 50 % rabat de første 3 måneder – og alle pengene tilbage, hvis det ikke virker inden for 30 dage.