Sådan virker OrderPilot – helt præcist

1

Overblik: hvad OrderPilot gør

Jeres kunder sender ordrer som PDF på mail – som de altid har gjort. I stedet for at en medarbejder læser PDF'en og taster den ind, sker det af sig selv: OrderPilot læser ordren efter faste regler og opretter den direkte i jeres ERP-system. Så ligger den klar til pluk.

Kommer en ordre kl. 21.47, ligger den i ERP kl. 21.47. Når lageret møder ind næste morgen, står den på pluklisten. Ingen har tastet noget.

2

Fra mail til ERP – trin for trin

1. 1Jeres mail videresender ordren. I laver én regel i jeres egen mail: mails fra jeres kunders adresser sendes videre til jeres egen OrderPilot-adresse. Vi får aldrig adgang til jeres indbakke.
2. 2Afsenderen tjekkes. Kun mails fra adresser, I har godkendt, bliver til ordrer. Vi tjekker også, at mailen faktisk kommer fra den afsender, den siger (SPF/DKIM) – så ingen kan udgive sig for at være jeres kunde.
3. 3PDF'en læses efter kundens faste regel. For hver kunde ved systemet, hvor kundenavn, ordrenummer, leveringsdato, varenumre og antal står. Teksten læses direkte fra PDF'en – vi gætter ikke.
4. 4Kunde og varer findes i jeres ERP. Kunden findes ud fra afsenderens mail. Varerne findes ud fra jeres varenummer, stregkode (EAN) eller en kobling, I har lavet én gang.
5. 5Grøn eller gul. Passer alt, er ordren grøn og oprettes med det samme. Er der det mindste i tvivl, bliver den gul og venter på jer.
6. 6Ordren oprettes i ERP. Som tilbud eller salgsordre i Odoo, salgsordre eller salgstilbud i Business Central, eller ordrekladde i e-conomic – I vælger. Kundens ordrenummer og leveringsdato kommer med.

3

Grøn og gul – præcis hvornår

En ordre bliver kun grøn, når alt dette er opfyldt:

• Der findes en fast regel for kundens ordre-layout
• Mailen er bekræftet fra en godkendt afsender
• Kunden er fundet i jeres ERP ud fra afsenderens mail
• Alle varer er fundet, og alle linjer har et antal
• Ingen felter er usikre, og tallene hænger sammen
• I har valgt “Send automatisk” (ikke “Vent på mig”)

4

Faste regler pr. kunde

De fleste kunder sender deres ordrer i samme layout hver gang, fordi de kommer fra kundens eget indkøbssystem. Første gang en kunde sender en ordre, viser I systemet, hvor tingene står. Det tager et par minutter – og derefter læses alle ordrer fra den kunde automatisk.

5

Kundens varenumre → jeres varenumre

Kunder bruger ofte deres egne varenumre. OrderPilot finder jeres vare ud fra varenummer, stregkode (EAN) eller en kobling. Kender systemet ikke et varenummer, bliver linjen gul, og I vælger den rigtige vare fra jeres ERP. Valget huskes – næste gang er den grøn.

• Kolli og stk. holdes adskilt – står der “2 kolli à 12 stk.”, regnes der rigtigt
• Varenumre er låst på ordresiden, så ingen kommer til at ændre dem ved et uheld – kun en forkert vare kan skiftes
• Koblinger gælder kun for jeres virksomhed

6

Priser

I vælger selv, om ordren skal bruge priserne i jeres ERP (jeres prislister og aftaler) eller priserne fra kundens PDF. Står der en pris på linjen, tjekkes det, at antal × pris giver det beløb, der står – ellers bliver den gul.

7

Samme ordre to gange

Sender en kunde den samme mail eller den samme PDF igen, opdages det, og der laves ikke en ny ordre. I Odoo og Business Central tjekkes kundens ordrenummer også, før ordren oprettes. En ordre kan heller aldrig blive sendt to gange, hvis to personer trykker Godkend på samme tid.

8

Om natten og i weekenden

OrderPilot kører døgnet rundt. I behøver ikke være logget ind. Vælger I “Send automatisk”, går grønne ordrer direkte i ERP – også fredag aften og søndag. Gule ordrer venter, til I er tilbage. Vælger I “Vent på mig”, venter alle ordrer på jeres klik.

9

Sikkerhed og data

• Ingen adgang til jeres mail – kun de mails, I selv videresender
• Kun godkendte afsendere, og afsenderen bekræftes, så falske mails stoppes
• Adgangen til jeres ERP gemmes krypteret og bruges kun til at slå kunder og varer op og oprette ordrer
• Data ligger i EU
• Hver virksomheds data er helt adskilt fra andres
• I bestemmer, hvor længe PDF'er gemmes – derefter slettes de automatisk
• Brugere med roller: ejer, administrator og medarbejder

10

Hvis noget går galt

• Svarer jeres ERP ikke, bliver ordren markeret, og I kan sende den igen med ét klik – den bliver ikke væk
• Kan mailtjenesten ikke nå OrderPilot, prøver den igen af sig selv
• Mails fra ukendte afsendere eller uden PDF står samlet ét sted, så I kan se, hvad der ikke blev til ordrer

11

Det virker ikke (endnu)

Vi vil hellere være ærlige end love for meget:

• Scannede eller fotograferede papirordrer kan ikke læses – PDF'en skal indeholde tekst (det gør PDF'er fra et indkøbssystem næsten altid)
• Ordrer, der kun er skrevet i selve mailen uden PDF, kan ikke læses endnu
• Odoo Online kræver planen Custom for at kunne forbindes
• I e-conomic oprettes ordren som ordrekladde
• Dinero og Billy har ingen salgsordrer – der kan oprettes en fakturakladde, og forbindelsen bygges sammen med den første kunde

12

Det skal I have klar

Det er de ting, der gør opstarten hurtig – og som mange ikke tænker på:

• En liste over kunder, der sender PDF-ordrer, og hvilke mailadresser de sender fra
• Kundernes mailadresser i jeres ERP – så kan kunden findes automatisk
• Varenumre eller stregkoder på jeres varer i ERP
• 2–3 eksempler på PDF-ordrer fra jeres største kunder
• Hvem tjekker de gule? Aftal én fast person – og en stedfortræder i ferier
• Bruger I Microsoft 365? Så skal jeres IT måske tillade videresendelse ud af huset én gang (det er slået fra som standard)
• Start med 1–2 kunder, og tag resten med, når I har set det virke

13

Sådan foregår opstarten

Har I Odoo, e-conomic eller Business Central, opretter I en konto og betaler opstart og første måned med kort. Har I et andet system, skriver I til os først, så tjekker vi det og sender en fast pris. Derefter sætter vi det op sammen med jer på 2 online møder. Virker det ikke for jer inden for 30 dage, får I alle pengene tilbage.